Übersicht
Die Agenda-Funktion ermöglicht es Ihnen, eine automatische Übersicht über anstehende Termine per E-Mail an bestimmte Empfänger zu senden.
Diese Funktion steht ab der Plus-Version zur Verfügung
Empfänger anlegen
Bevor Sie eine Agenda erstellen können, müssen Sie in den Einstellungen unter dem Menüpunkt Team einen Empfänger anlegen. Dieser erhält die Agenda per E-Mail zugestellt. Im Reiter Agenda wählen Sie den entsprechenden Empfänger aus.
E-Mail-Betreff
Legen Sie einen passenden Betreff für die Agenda-E-Mail fest. Dieser erscheint in der Betreffzeile der Nachricht und hilft dem Empfänger, die Übersicht schnell zu erkennen.
Wochentage
Bestimmen Sie, an welchen Wochentagen die Agenda versendet werden soll. Sie können einzelne Wochentage oder eine tägliche Zustellung auswählen.
Uhrzeit
Geben Sie an, zu welcher Uhrzeit die E-Mail mit der Agenda verschickt werden soll.
Zeitraum
Legen Sie den Zeitraum fest, für den Termine in der Agenda angezeigt werden. Beispielsweise können Sie eine Vorschau für den aktuellen oder
die nächsten Tage einstellen.
Falls keine Termine anstehen
Falls an einem gewählten Tag keine Termine eingetragen sind, können Sie entscheiden, ob dennoch eine E-Mail verschickt wird oder nicht.
Termin-Details anzeigen
Wählen Sie aus, welche Details der Termine in der Agenda angezeigt werden sollen. Sie können beispielsweise nur die Titel, Uhrzeit und Unterkalender der Termine oder zusätzliche Termin-Details einblenden.
Agenda aktiv
Um die Agenda-Funktion zu aktivieren, setzen Sie den entsprechenden Schalter auf aktiv. Andernfalls bleibt die Agenda gespeichert, wird aber
nicht versendet.
Unterkalender
Falls Sie mehrere Unterkalender nutzen, können Sie auswählen, welche davon in der Agenda berücksichtigt werden sollen. So lässt sich steuern, welche Termine in der Übersicht erscheinen.
Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, wird die Agenda automatisch zu den festgelegten Zeiten versendet.
Klicken Sie auf Speichern, um die Agenda zu erstellen.