Datenschutz und Sicherheit bei Online-Kalendern

12.09.2025

Datenschutz im Kalender richtig umsetzen

Ein Online-Kalender spart nicht nur Zeit, sondern steigert auch die Produktivität. Doch sobald Sie darin personenbezogene Informationen eintragen, übernehmen Sie zugleich Verantwortung für deren Schutz. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, wie solche Informationen zu behandeln sind und fordert, sie technisch und organisatorisch abzusichern. Wir erklären Ihnen, welche Anforderungen gelten und wie Sie einen Online-Kalender datenschutzkonform nutzen.

Welche Daten verarbeitet ein Online-Kalender?

Ein Kalender enthält häufig mehr als nur Uhrzeiten. In vielen Fällen erfasst er personenbezogene und vertrauliche Angaben. Dazu gehören beispielsweise:

Namen und Kontaktdaten der eingeladenen Personen
Adressen, Räume oder konkrete Veranstaltungsorte
Freitexte mit Gesprächsnotizen oder Hinweisen
Verlinkungen zu digitalen Besprechungsräumen oder internen Dokumenten
Regelmäßig wiederkehrende Termine mit sensiblen Inhalten

Diese Informationen dürfen Sie weder ungesichert speichern noch unkontrolliert weitergeben. Der Schutz dieser Daten ist gesetzlich verpflichtend.

Was verlangt die DSGVO konkret?

Die DSGVO legt verbindlich fest, wie Sie personenbezogene Daten erfassen, speichern, nutzen und schützen müssen. Sie verlangt von Ihnen, transparent darzulegen, zu welchem Zweck Sie Daten erheben, wie Sie dabei vorgehen und mit welchen Maßnahmen Sie einen Missbrauch wirksam verhindern.

Zentrale Prinzipien:

Zweckbindung: Verwenden Sie Daten nur für den klar definierten Anlass.
Datenminimierung: Erfassen Sie nur, was unbedingt erforderlich ist.
Transparenz: Informieren Sie verständlich, nachvollziehbar und rechtzeitig.
Integrität und Vertraulichkeit: Sorgen Sie für technische und organisatorische Sicherheit.
Rechenschaftspflicht: Belegen Sie Ihr datenschutzkonformes Handeln.

Rechte der Betroffenen

Personen, deren Daten Sie in einem digitalen Kalender erfassen, zum Beispiel Mitarbeitende, Kunden oder Patienten, haben nach der DSGVO umfassende Rechte. Sie dürfen jederzeit nachvollziehen, wie Sie ihre Daten verarbeiten, und von Ihnen verlangen, diese Rechte wirksam umzusetzen.

Zu den wichtigsten Rechten zählen:

Auskunft: Betroffene können erfragen, welche personenbezogenen Daten Sie gespeichert haben.
Zweckbindung: Sie müssen klar angeben, wofür Sie die Daten verwenden.
Speicherdauer: Sie müssen mitteilen, wie lange Sie die Informationen aufbewahren.
Berichtigung: Personen können beanspruchen, dass Sie falsche oder unvollständige Daten korrigieren.
Löschung: Wenn kein rechtlicher Grund für die weitere Speicherung besteht, müssen Sie die Daten auf Wunsch löschen.
Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen dürfen Betroffene bestehen, dass Sie die Nutzung der Daten vorübergehend oder dauerhaft einschränken.

Sie sind verpflichtet, diese Rechte sowohl technisch als auch organisatorisch umzusetzen. Das bedeutet, Sie müssen geeignete Abläufe schaffen, Anfragen zeitnah bearbeiten und alle Vorgänge dokumentieren.

Welche Datenschutzrisiken gibt es?

Sie sollten wissen, wo mögliche Schwachstellen bei einem Online-Kalender liegen und wie sich diese mit einfachen Mitteln vermeiden lassen. Die folgenden Beispiele zeigen, worauf Sie besonders achten sollten.

Speicherung auf ausländischen Servern

Viele Kalenderdienste speichern ihre Daten auf Servern in den USA oder anderen Drittstaaten. In diesen Ländern gelten häufig weniger strenge Datenschutzregeln als in der Europäischen Union. Ein wirksamer Schutz vor staatlichem Zugriff oder kommerzieller Auswertung ist dort nicht in jedem Fall gewährleistet. Als Verantwortliche können Sie in solchen Fällen weder kontrollieren, wer auf die Daten zugreift, noch sicherstellen, dass diese vertraulich bleiben.

Unzureichende Verschlüsselung

Ein Kalenderdienst sollte alle Daten beim Transport und idealerweise auch bei der Speicherung verschlüsseln. Fehlt diese Absicherung, können Dritte über unsichere Netzwerke wie öffentliches WLAN Kalenderinhalte mitlesen oder manipulieren. Besonders kritisch ist dies bei Terminen, die Hinweise auf Gesundheitsdaten oder andere vertrauliche Informationen enthalten.

Verknüpfung mit Drittanwendungen

Manche Kalender synchronisieren sich automatisch mit E-Mail-Programmen, Cloud-Diensten oder anderen Apps. Dabei gelangen Inhalte oft in Systeme, die nicht ausreichend abgesichert sind. Ohne klare Freigaberegeln kann ein Kalendereintrag plötzlich in einer nicht autorisierten Anwendung auftauchen. Das erhöht das Risiko von Datenlecks und ungewollter Weitergabe personenbezogener Informationen.

Übermäßig offene Freigaben

Wer Kalenderdaten für ein ganzes Team oder sogar öffentlich freigibt, läuft Gefahr, vertrauliche Inhalte unbeabsichtigt offenzulegen. Angaben zu internen Abläufen, Krankmeldungen oder Gesprächsinhalten sind häufig sensibel und sollten nur ausgewählte Personen einsehen können.

Cookies

Nicht alle Kalenderlösungen setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies. Einige verwenden Tracking- oder Marketingtechnologien, besonders wenn sie mit Werbenetzwerken oder Analyseplattformen verbunden sind.

Das bedeutet für Sie als Website-Betreiber:

Sie haften für alle Drittanbieter-Cookies, die durch eingebettete Inhalte entstehen.
Sie müssen diese Cookies in Ihrem Cookie-Banner korrekt aufführen.
Für nicht technisch notwendige Cookies brauchen Sie vorab die ausdrückliche Einwilligung der Besucherinnen und Besucher (z. B. über ein Consent-Management-Tool).
Die Datenschutzerklärung Ihrer Website muss genau erklären, welche Dienste Sie einbinden und welche Daten dabei verarbeitet werden.

Online-Kalender sicher und rechtskonform nutzen

Die folgenden Empfehlungen helfen Ihnen dabei, Ihren digitalen Kalender sicher in Ihre Arbeitsumgebung einzubinden.

DSGVO-konformen Anbieter wählen

Setzen Sie auf Lösungen mit Sitz und Serverstandort in der EU. Lesen Sie die Datenschutzerklärung aufmerksam. Achten Sie auf:

transparente Datenverarbeitung
technisch abgesicherte Infrastruktur
keinen Weiterverkauf Ihrer Daten
keine Verbindung zu Werbenetzwerken oder Analyseplattformen

Technische Maßnahmen konsequent umsetzen

Verwenden Sie komplexe Passwörter und ändern Sie diese regelmäßig. Halten Sie alle eingesetzten Geräte und Anwendungen stets auf dem neuesten Stand.

Stellen Sie sicher, dass sämtliche Daten verschlüsselt übertragen werden. Vermeiden Sie offene Netzwerke oder ungesicherte Verbindungen. Sobald Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder keine Berechtigung mehr haben, entziehen Sie den Zugriff umgehend und lückenlos.

Organisatorische Maßnahmen festlegen

Vergeben Sie Zugriffsrechte gezielt und nachvollziehbar. Halten Sie schriftlich fest, wer auf welche Kalenderbereiche zugreifen darf und aus welchem Grund. Schulen Sie alle Mitarbeitenden regelmäßig im Umgang mit sensiblen Informationen und erklären Sie praxisnah, welche Risiken im Alltag entstehen können.

Definieren Sie Fristen für die Aufbewahrung von Termindaten. Löschen oder anonymisieren Sie veraltete Einträge konsequent. Beachten Sie dabei die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ebenso wie den Grundsatz der Datenvermeidung.

Kalender.digital – Kostenlose DSGVO-konforme Calendly-Alternative

Kalender.digital bietet eine zuverlässige Lösung für alle, die Termine online verwalten und gleichzeitig Datenschutz ernst nehmen. Im Unterschied zu bekannten US-Anbietern wie Calendly betreiben wir keine Datenverarbeitung außerhalb Europas. Unsere Server stehen ausschließlich in Deutschland und erfüllen alle Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, wenn es rechtlich notwendig ist. IP-Adressen speichern wir anonymisiert.

Auch auf Werbung, Tracking und externe Analyseplattformen verzichten wir vollständig. Ihre Daten bleiben in Ihrer Hand und gelangen nicht an Dritte. Die Nutzung bleibt einfach. Sie binden Ihren Kalender per iFrame oder Link auf Ihrer Website ein, ganz ohne technisches Vorwissen. Die Oberfläche ist klar aufgebaut und intuitiv bedienbar. Zugriffsrechte passen Sie individuell an. Ob für einzelne Personen oder ganze Teams – Sie behalten die Kontrolle.

Tipps für Unternehmen

Sensibilisieren Sie Ihr Team im Umgang mit Kalenderdaten. Erklären Sie praxisnah, welche Risiken entstehen können, etwa durch unbedachte Terminbezeichnungen oder offene Freigaben.

Fazit

Digitale Kalender gehören heute zum Arbeitsalltag. Sie erleichtern die Terminplanung, schaffen Klarheit im Team und unterstützen effiziente Abläufe. Doch je mehr Informationen darin gespeichert werden, desto wichtiger wird der verantwortungsvolle Umgang mit Daten. Kalender.digital schützt sensible Informationen zuverlässig und unterstützt Sie dabei, rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben.